En la investigación del fraude habrá
que diferenciar claramente el concepto “cliente”,
que es la persona física o jurídica que se interrelaciona con la empresa
mediante su propia identidad o aquella sociedad
que tiene una actividad real, del concepto de “suplantador”, que es aquella otra persona física que actúa como
cliente, pero utilizando para ello una
identidad falsa o usurpada, o una sociedad inactiva, a cuyo frente pueden estar
testaferros, con identidades verdaderas, falsas o usurpadas.
La diferencia radica en que el suplantador establece la relación de
negocio con la intención de delinquir, ya sea defraudando o utilizando la
empresa para otras actividades ilícitas, mientras que el cliente generalmente se mueve por fines lícitos, aunque exista una
minoría que también pueda delinquir utilizando su propia identidad.
Con todo, existe un número importante de clientes que utilizan el engaño en
la solvencia, presentando para ello documentos que contienen modificaciones en los
datos, y lo hacen con la intención de mejorar su puntuación personal en los
procesos de “scoring”.
Estas personas no pueden ser
tratadas como defraudadoras por el simple hecho de haber presentando documentos
con datos no correctos, siempre que sus engaños no se hayan preparado con la
intención de no pagar, y sus falsificaciones no se hagan en documentos públicos
u oficiales, puesto que en este caso ya estarían cometiendo una actividad
punible. Presentar documentos no correctos entraría dentro de la picaresca
financiera, situación que la empresa ha de detectar mediante un riguroso análisis de los riesgos
financieros, y la confrontación de los datos que recibe de los clientes en
fuentes internas y externas.
La prevención del fraude y de la picaresca
financiera, se han de iniciar en el momento de las solicitudes de las
relaciones de negocio. Es durante ese proceso de control, cuando las empresas
tienen que evitar que las personas que entregan datos incongruentes pasen a la
categoría de clientes, aunque utilicen para
ello sus propias identidades.
La primera fase de la prevención,
se realiza mediante los procedimientos ya estudiados en los capítulos anteriores:
- Para la identificación formal de los clientes y la identificación de los Titulares reales cuando sea necesario.
- Para el conocimiento del propósito e índole de la relación de negocios.
La información obtenida
mediante estos dos procedimientos conformará el CONOCIMIENTO
HISTORICO DE LOS CLIENTES.
Este conocimiento será, por
tanto, el resultado de filtrar la información recabada de los clientes a través de los factores de riesgo, y por las bases de
datos internas y externas que estén programadas para esta finalidad.
El filtraje de la información
tiene como objetivos, la comprobación de
la veracidad de los datos, la ampliación de aquellos que interesen, y sobre
todo, la anulación de los efectos reputacionales negativos derivados de la
existencia de alguna prohibición de negociación.
Los factores de riesgos financieros y de
cumplimiento, habrán tenido que ser definidos
previamente por los departamentos de gestión y de cumplimiento de los que
dependa su control específico, e introducidos en las aplicaciones tecnológicas
de los departamentos de riesgo.
Mediante esta fase de prevención,
se habrá posibilitado la segmentación de los clientes atendiendo a sus riesgos,
a partir de la información que les fue recabada en el momento de la solicitud
de negocio. Al final de la misma los
clientes quedarán distribuidos en cualquiera de estas tres categorías de riesgo
agregado:
- Clientes de riesgo normal.
- Clientes de riesgo bajo.
- Clientes de riesgo alto
Este sería el resultado de la
agregación de los diferentes riesgos departamentales, y lo obtendría de forma
automática el sistema. Quedaría así concretado
para la empresa el nivel general de
riesgos de sus clientes.
Como puede observarse, el nivel de riesgo agregado de cada
cliente resulta poliédrico, puesto que sería el sumatorio de los diferentes
valores parciales de riesgo. Aunque este
valor debe ser tenido en cuenta por toda la organización para el análisis de negocios
y operaciones, en la práctica tiene que ser matizado caso por caso, precisamente por ser una agregación de valores departamentales.
Cualquier cliente, por ejemplo, podría ser de riesgo normal para el
departamento financiero, y de riesgo alto para el departamento de prevención
del blanqueo de capitales, o viceversa.
De esta manera se preserva la
confidencialidad de los clientes en ciertos datos sensibles, y se evita la
catalogación de los mismos en relación con determinadas materias delicadas como podría ser la
prevención del blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Esta
confidencialidad obligaría, por ejemplo, al comercial que quisiera negociar con
un cliente que tenga un riesgo alto agregado, a comunicar este hecho a su
superior, iniciándose así una investigación “securizada y controlada” dentro de
la empresa, para averiguar los factores de riesgo concreto que permitieron
situar al cliente en esa posición de
riesgo alto agregado, lo que, sin duda, ya constituye de por sí un mecanismo de
seguridad dentro de la empresa.
El CONOCIMIENTO HISTORICO DEL
CLIENTE ofrece una fotografía fija del mismo
en cada momento. Esta fotografía queda enmarcada
en el sistema mediante el correspondiente control personalizado.
Conforme el cliente vaya interactuando
con la empresa, afectado por sus propias circunstancias internas y externas, irá
generando una nueva información que contribuirá a perfilar el CONOCIMIENTO
ACTIVO que se tiene del mismo.
EL CONOCIMIENTO ACTIVO DEL CLIENTE
Este conocimiento deriva del proceso
denominado SEGUIMIENTO DEL CLIENTE. Lo consigue la empresa mediante la PLATAFORMA DE MONITOREO DE OPERACIONES, en
la que quedará reflejada toda su actividad. Esta plataforma permite generar
alertas en base a los factores de riesgo introducidos en la misma, que una vez valoradas
e investigadas por los departamentos operativos y de cumplimiento, incrementaran
la información que se tiene del cliente.
Este proceso podría dar lugar a cambios en
su posición de riesgo dentro de la empresa.
La fase de conocimiento activo
del cliente, se denomina en la legislación española de prevención del blanqueo
de capitales y financiación del terrorismo: SEGUIMIENTO CONTINUO DE LA RELACIÓN DE NEGOCIOS, y constituye una nueva
medida de diligencia debida.
Nosotros vamos a utilizar, indistintamente, SEGUIMIENTO DEL CLIENTE y SEGUIMIENTO CONTINUO DE LA RELACIÓN DE
NEGOCIOS; éste último concepto lo utilizaremos en su acepción amplia, es decir,
para todas las actividades de gestión y
cumplimiento, y no sólo para la prevención del blanqueo de capitales y para la
financiación del terrorismo.
El conocimiento actualizado de
los clientes resulta posible porque existe una interrelación operativa entre la PLATAFORMA DE MONITOREO DE
OPERACIONES Y LA BASE DE DATOS DE CLIENTES que es la que contiene la información
histórica de los mismos.
Esta interrelación operativa alimenta
de forma continua la BASE DE DATOS DE LOS CLIENTES, conformándose así una nueva información pasiva o histórica de los
mismos, con lo que la BASE DE DATOS se asemeja a un conjunto de fotografías
históricas de los clientes. Esta estructura de información discreta resulta
necesaria, para situar en perspectiva temporal determinadas investigaciones
que han de quedar situadas en el momento concreto en que se produjeron los
hechos investigados.
Estas fotografías históricas podrán
ser reconstruidas en cualquier momento por el Departamento de Seguridad
Informática. Existirá, por tanto, dentro de la empresa, una interrelación operativa entre las Unidades
de Investigación especializada y la Unidad de Seguridad Informática, que
también es de investigación en su materia específica. Esta última debe ser
tenida como la gran aliada del resto de los departamentos de análisis, porque
es la que controla las herramientas tecnológicas que permiten interrelacionar
los datos y crear inteligencia con los mismos, herramientas que no deben estar
duplicadas en las empresas sino centralizadas para su uso colectivo, y que
serán puestas a disposición de cada departamento de forma individualizada y
securizada, para facilitar así la confidencialidad
de la información que maneje.
La BASE DE DATOS DE CLIENTES es
uno de los principales activos de la empresa, porque contiene información
crítica para todos los departamentos del negocio (producción, comercialización,
distribución, cumplimiento, I+D, etc.). Al contener datos de carácter personal,
éstos deberán ser preservados con la mayor seguridad, tanto por lealtad a los propios clientes, como para
cumplir con la legislación sobre protección de datos.
La BASE DE DATOS DE CLIENTES constituye
un repositorio de información que está integrado dentro del SIEM de la empresa,
y bajo el control del Departamento de Seguridad Informática, del que dependen el
control de acceso y el grado de amplitud de los permisos de navegación, dependiendo
de las normas establecidas al respecto por la alta dirección.
Todas las aplicaciones de
producción, comercialización, distribución y cumplimiento estarán conectadas,
dentro del SIEM, con la Base de Datos de Clientes, y cada una de ellas estará
programada con sus correspondientes factores de riesgo, lo que permitirá tener una visión diferenciada de los clientes bajo
diferentes ópticas:
Esta forma de centralización de
la información de los clientes permite ofrecer una visión parcelada de los
mismos, por lo que cada departamento sólo visionará la parte de la información
de los clientes que sea necesaria para su actividad de negocio o cumplimiento,
preservándose así la confidencialidad de determinadas materias de riesgo.
Como se ha indicado anteriormente, el conocimiento de los clientes se va
modificando continuamente en el tiempo, mediante la interrelación entre la BASE
DE DATOS DE LOS CLIENTES y la PLATAFORMA DE MONITOREO DE OPERACIONES.
El conocimiento de los clientes
lo conforman las consecutivas y diferentes posiciones de información histórica
de los mismos, existentes en la BASE DE DATOS DE CLIENTES. Cada una de estas
posiciones históricas o fotografías, habrá interrelacionado con los factores de riesgo que manejan las
aplicaciones de control que vigilan la BASE DE DATOS DE CLIENTES y la
PLATAFORMA DE MONITOREOS DE OPERACIONES, generando así alertas que terminarán modificando
los perfiles de riesgo de los clientes. Esta actividad, que funciona de forma
automatizada, es la que permite a la empresa hacer el SEGUIMIENTO CONTINUO DE
LA RELACIÓN DE NEGOCIOS.
Existen diversos modelos de plataformas de monitoreo de operaciones;
unas están diseñadas a medida por las empresas, y otras están compradas y posteriormente
adaptadas a los clientes por sus desarrolladores. Cada tipo de plataformas de
monitoreo de operaciones estará construido para supervisar unas determinadas
operaciones: banca, financiación del consumo, Factoring, Leasing, etc.
Desarrollar una plataforma propia
de monitoreo de operaciones, o contratar alguna que esté ya comercializada en
el mercado, constituye una decisión que cada empresa tendrá que valorar,
analizando sus ventajas e inconvenientes,
así como los costes de las mejoras continuas que necesitará la plataforma, para
poder hacer frente a nuevos productos o servicios, o a exigencias normativas o
legales.
El conocimiento activo de los
clientes, que como hemos visto se consigue mediante su seguimiento operacional
(seguimiento continuo de las relaciones de negocio), constituye una de las
informaciones confidenciales de la empresa.
La propia Ley 10/2010 de
prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
reconoce este hecho, y por ello deja este proceso al margen de la aplicación
por terceros de las medidas de diligencia debida (Artículo 8.1)
CONTROL INTERNO Y EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
El conocimiento de los clientes constituye
un proceso que durará toda la relación de negocio de los clientes con la empresa.
Será efectivo si el personal cumple escrupulosamente con las políticas y
procedimientos diseñados para este fin por CONTROL INTERNO.
Analizado desde un punto de vista
organizativo, CONTROL INTERNO constituye una DIVISIÓN jerárquica dentro de la
empresa, de la que dependen, entre otras, el ÁREA DE CUMPLIMIENTO y el ÁREA DE
CONTROL DE RIESGOS.
Diferencio ambas áreas dentro de
la división de CONTROL INTERNO, porque enfoco el término cumplimiento sólo desde los factores de riesgo normativo, y el
término control de riesgos sólo desde los factores de riesgo del negocio, aunque en
algunas empresas ambas áreas estén unificadas.
Centrándonos en las materias de
blanqueo de capitales y de fraude, el
Servicio de Prevención del Blanqueo de Capitales pertenecería al área de
CUMPLIMIENTO, y el Servicio de Prevención del Fraude, pertenecería al área
de CONTROL DE RIESGOS; ambos dentro de CONTROL INTERNO.
CONTROL INTERNO, entendido como
Organismo y no sólo como Función, puede abarcar diferentes áreas y
departamentos dentro de una estructura organizativa empresarial compleja. Bajo
este criterio lo considero como una de las DIVISIONES que penden directamente
de la Alta Dirección, como lo serían la
DIVISIÓN DE PRODUCCIÓN o la de COMERCIALIZACIÓN.
CONTROL INTERNO tiene como misión
conseguir la eficacia y eficiencia de la Organización para la consecución de
sus fines y objetivos, controlando para ello el cumplimiento de las diferentes
políticas y procedimientos establecidos al respecto, y proporcionando al mismo
tiempo una seguridad razonable frente a los riesgos operativos y normativos.
De CONTROL INTERNO dependen varias áreas y departamentos. La coordinación
entre DIVISIONES en materia de control de riesgos, la consigue CONTROL INTERNO a
través de los ÓRGANOS TRANSVERSALES DE CONTROL, en los que participan
representantes de las diferentes áreas
pertenecientes a CONTROL INTERNO, junto con representantes de las
restantes DIVISIONES: administración, producción, comercialización y
distribución.
Cada empresa podrá constituir aquellos
órganos transversales de control de riesgos que estime convenientes de cara a
la coordinación, ya sea de forma permanente o para un objetivo concreto.
Con todo, hay órganos transversales de control de
riesgos que están impuestos por una obligación legal o administrativa, como por
ejemplo el OCI (Órgano de Control Interno), que resulta obligatorio para determinados
sujetos obligados, al disponerlo así la Ley 10/2010.
Dentro de CONTROL INTERNO, el Organismo
transversal OCI, coordina las materias de riesgo de prevención del blanqueo de
capitales y de la financiación del terrorismo. Para nosotros también coordinará
los riesgos de fraude, puesto que el Departamento de Prevención del Fraude es
un colaborador activo del OCI, para los procedimientos de identificación y
verificación de datos.
Los OCI son los que impulsarán, en las
entidades financieras, las normas y procedimientos necesarios para el
conocimiento de los clientes.
La coordinación transversal en
estas materias resulta posible porque dentro de CONTROL INTERNO existen áreas y
departamentos que trabajan en la definición de los riesgos de los clientes, trabajando
para ello con el resto de áreas y departamentos de administración y de negocio.
Estos departamentos de control de riesgos, también controlarán la tecnología que hace posible
este conocimiento, tal como hemos ido aprendiendo en los temas anteriores.
EL DEPARTAMENTO DE PREVENCIÓN DEL FRAUDE Y EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
Uno de los departamentos de
CONTROL INTERNO que más tienen que ver con el conocimiento de los clientes es el de
Prevención del Fraude, porque interviene de forma destacada en varios de sus
procesos fundamentales, bajo la coordinación del OCI:
- Participa en el control operativo de determinados procedimientos de Diligencia Debida: La identificación formal de los clientes, y la identificación de los titulares reales cuando ésta sea necesaria.
- Participa en el control de la calidad y proporcionalidad de la base de datos de clientes.
Sabemos que la Diligencia Debida
a nivel empresarial, y no sólo desde la óptica de la prevención del blanqueo de
capitales, tiene cuatro objetivos
informativos derivados de:
En la identificación formal, el Departamento de Prevención del Fraude será
el que confeccione y presente al OCI, para su valoración, el borrador del procedimiento
que deba establecerse dentro de la
empresa, para la identificación formal presencial mediante la verificación de
documentos fehacientes.
Este procedimiento será diseñado cuando
queden determinados los riesgos de identificación existentes en la empresa,
para lo que el Departamento de Prevención del Fraude tendrá que conocer:
- el funcionamiento comercial de la empresa, para lo que necesitará la ayuda del representante del área comercial en el OCI
- los riesgos derivados de las diversas tipologías de clientes, desde la práctica de los diferentes departamentos de gestión y cumplimiento. De esta manera conocerá sus peculiaridades, y los problemas que pueden plantear en relación con la identificación. Colaborará para ello con los representantes de estos departamentos en el OCI.
- las características de los productos y servicios que ofrece la empresa, para determinar sus debilidades y fortalezas desde la óptica de la identificación, para lo que estará en contacto, a través del OCI, con los departamentos de diseño y comercialización.
La importancia del Departamento
de Prevención del Fraude en la identificación formal ha sido analizada en los temas anteriores,
por lo que en éste profundizaremos en los restantes procesos de conocimiento de
los clientes en los que participa de forma destacada este departamento, a saber:
- En la identificación del Titular real
- En el control de la calidad y proporcionalidad de la base de datos de clientes
Al margen de estas funciones
preventivas, el Departamento de Prevención del Fraude tiene otras dos funciones
reactivas, que “ex post”, contribuyen a la mejora del conocimiento de
los clientes y al incremento de la calidad y proporcionalidad de la BASE DE
DATOS:
- La coordinación de la investigación del fraude externo
- El asesoramiento y apoyo a la acción reactiva de la empresa frente al fraude externo
LA IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR REAL Y EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
La identificación del Titular en
determinados supuestos resulta necesaria para el cumplimiento de la diligencia
debida en relación con la prevención del blanqueo de capitales y de la
financiación del terrorismo. Pero también es imprescindible para la gestión de los
riesgos derivados del negocio, cuando los clientes actúan para terceros, o cuando
lo hacen mediante instrumentos jurídicos. Entre esos riesgos estarían los de
fraude.
La empresa ha de determinar unos
criterios para la identificación del Titular real, por lo que muy bien podrían
ser éstos los que impone la Ley 10/2010,
por razones de economicidad, reconociendo que para determinados negocios, estos
criterios podrían ser aún más estrictos que los que determina la legislación de prevención del blanqueo de
capitales y de la financiación del terrorismo, si así lo aconsejase la
prudencia, la experiencia, o la importancia de la inversión que se pretenda salvaguardar.
Nos encontramos, por tanto, ante unos criterios mínimos, pero de obligado
cumplimiento.
Hemos de entender como TITULAR REAL, cada una de las personas
que aparecen en la Ley:
- La persona o personas físicas por cuya cuenta se pretenda establecer una relación de negocio o intervenir en cualesquiera operaciones.
- La persona o personas físicas que en último término posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25 % del capital o de los derechos de voto de una persona jurídica, o que por otros medios ejerza el control, directo o indirecto, de la gestión de una persona jurídica.
- La persona o personas físicas que sean titulares o ejerzan el control del 25 % o más de los bienes de un instrumento o persona jurídicos que administre o distribuya fondos, o, cuando los beneficios estén aún por designar, la categoría de personas en beneficio de la cual se ha creado o actúa principalmente la persona o instrumento jurídicos.
CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN
DEL TITULAR REAL
Serán objeto de identificación las personas físicas incluidas en las tres
categorías de Titulares reales referenciadas arriba (Artículo 4.2 de la Ley
10/2010), con carácter previo al establecimiento
de relaciones de negocio o a la ejecución de operaciones ocasionales por
importe superior a 15.000 euros.
Como la identificación y
comprobación de la identidad del Titular real no requiere la verificación de
sus datos de identidad a través de documentos fehacientes, como sucede en la
identificación formal de los clientes, sino que basta con obtener la
información precisa sobre su identidad,
la identificación del titular real puede realizarse, con carácter
general, mediante una declaración
responsable del cliente, para lo que los administradores de las
sociedades u otras personas jurídicas deberán obtener y mantener información
adecuada, precisa y actualizada sobre la titularidad real de las mismas.
Todas las entidades financieras
han de proceder a la identificación del Titular real en los supuestos
determinados arriba, según se indica en la legislación de
prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo (Ley
10/2010) y en su Reglamento de desarrollo, por lo que estos criterios serán también
los mínimos para el control de los riesgos derivados de los negocios.
Como legal y reglamentariamente la identificación y comprobación de la
identidad del titular real puede realizarse mediante una declaración responsable del cliente, será
necesario algún departamento de control de riesgos, que al igual que sucede con
la identificación formal, diseñe para el OCI, en colaboración con otros
departamentos de cumplimiento y negocio, el procedimiento que deba establecerse
en la empresa para cumplimentar esta obligación por el personal que interviene directamente
en el establecimiento de las relaciones de negocio, o en la ejecución de
operaciones ocasionales por importe superior a 15.000 euros.
Este departamento no debería ser
el de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo,
porque los riesgos a controlar superan esta materia específica, y además,
porque éste es un departamento fundamentalmente de información, tal como se
indica en la Ley 10/2010. Aconsejo que sea el Departamento de Prevención del Fraude, puesto que ya se ocupa de
colaborar con el OCI en la determinación de los procedimientos necesarios para
la identificación formal de los clientes mediante la verificación de documentos
fehacientes.
Obligaciones del Departamento
de Prevención del Fraude en relación con la identificación del Titular real:
- Preparación para el OCI del procedimiento que deben ejecutar los empleados de la empresa que intervienen en el establecimiento de las relaciones de negocio o en la ejecución de operaciones ocasionales por importe superior a 15.000 euros, en los que sea necesaria la identificación del Titular real.
- Preparación de la estructura tecnológica y de análisis que sea precisa para la obtención de documentación adicional, o el acceso a información en fuentes terceras fiables, cuando sea necesario el examen especial para la identificación del Titular real.
LA ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Para la elaboración del borrador
de este procedimiento, el Departamento
de Prevención del Fraude ha de partir de las
directrices de la Ley 10/2010 y de su Reglamento de desarrollo y por
tanto:
No será necesaria la identificación del titular real de las sociedades
que coticen en un mercado regulado de la Unión Europea o de países terceros
equivalentes.
Circunstancias en las que se
ha de recabar de los clientes información suficiente para la identificación del
titular real:
- Cuando aparezcan indicios de que los clientes pudieran no actuar por cuenta propia o cuando lo hagan mediante instrumentos jurídicos.
- Si persistieran los indicios aún cuando los clientes recabados indicasen que están actuando por cuenta propia.
- Cuando exista la certeza, por confirmación de los clientes o por otros medios, de que actúan por cuenta de terceros.
- Si entre estos terceros aparecieran personas jurídicas, se recabará información de aquellas personas físicas que en último término posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25 % del capital o de los derechos de voto de las personas jurídicas, o que por otros medios ejerzan el control, directo o indirecto, de la gestión de las personas jurídicas.
- Cuando no existan personas físicas que posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25% del capital o de los derechos de voto de las personas jurídicas, se recabará información suficiente para identificar a sus administradores.
- Cuando el cliente utilice en la relación de negocio u operación, personas o instrumentos jurídicos que administren o distribuyan fondos, o cuando en un instrumento jurídico los beneficiarios del mismo estén aún por designar, o no se conozca la categoría de las personas por cuenta de la cual se ha creado o actúa la persona o instrumento jurídicos, se recabará información suficiente para identificar a las personas físicas que sean titulares o ejerzan el control del 25% o más, de los bienes del instrumento o persona jurídicos.
- Si entre estos terceros aparecieran personas jurídicas representadas por acciones o títulos al portador, se recabará información suficiente para determinar la estructura de propiedad o de control.
El comercial utilizará un formulario
de cuestiones de interés para la empresa (Cuestionario
de Declaración Responsable del Cliente) que podrá ser electrónico, y que será firmado posteriormente por el cliente en documento físico o
electrónico. En este formulario aparecerá una casilla que contenga la pregunta
concreta sobre si para la relación de negocio u operación (de más de 15.000
euros) el cliente actúa por cuenta propia o de terceros.
Cuando sea el propio cliente el
que indique que actúa por cuenta de terceros, el comercial reseñará en el formulario
las identificaciones de los titulares reales que sean preceptivas (mirar el esquema de los criterios), y adjuntará la
documentación justificativa recabada, mediante el escaneo de la misma, a ser
posible a partir de documentos originales. Cuando se hayan escaneado sólo fotocopias,
se hará constar este dato.
Si tras la entrevista y recogida
de la documentación, el comercial, en base a su experiencia y preparación, tuviese
dudas sobre la veracidad de la información y documentación recibida, informará
de las mismas en el apartado “OBSERVACIONES” del formulario; estas
observaciones llegarán como alerta al Departamento de Prevención del Fraude.
Durante la entrevista y recogida
de la información, y a través de la plataforma tecnológica de comercialización,
se habrá iniciado de forma automática dentro del SIEM, todo el procedimiento de
Diligencia Debida necesario para el conocimiento del cliente:
- comprobación de la veracidad de los datos de identificación formal
- necesidad de identificación del titular real, por cumplirse algunos de los criterios establecidos para el negocio, o porque la operación ocasional sea de más de 15.000 euros y se cumplieran los criterios que obligan a esta identificación.
Al mismo tiempo, la información irá
pasando también los filtros de riesgo previamente definidos en cada una de las
aplicaciones departamentales de control, lo que podrá originar alertas que
llegarán a sus respectivos departamentos de control de riesgo (de cumplimiento
o de negocio), para su resolución.
LA ESTRUCTURA TECNOLÓGICA Y DE
ANÁLISIS PARA LA IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR REAL:
La aplicación tecnológica del
departamento de Prevención del Fraude será la que filtre los datos de
identificación de los clientes, y por tanto, será la que origine las alertas
que obliguen a un examen especial por:
- Aparición de incongruencias en los datos de identificación formal o de identificación del titular real.
- Aparición de indicios de fraude
La aplicación podrá acceder a
fuentes internas y externas de información, y el departamento contará con los
analistas necesarios para una mesa de análisis.
El sistema, mediante una alerta,
obligará a hacer un EXAMEN ESPECIAL para la identificación del Titular real en
los siguientes supuestos:
- Cuando sea preciso conocer la identidad de las personas por cuenta de las cuales actúan los clientes, o cuando sea necesario determinar la estructura de propiedad o de control de las personas jurídicas o instrumentos jurídicos.
- Cuando existan riesgos superiores al promedio, tanto en blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, como en el negocio, y sea precisa la identificación de los titulares reales.
- Cuando existan indicios de que la información aportada por los clientes sobre los titulares reales no sea exacta o veraz.
- Cuando el negocio u operación:
- (a). Pueda estar relacionado con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.
- (b). Cuando la operación o pauta de comportamiento sea compleja, inusual o sin un propósito económico o lícito aparente.
- (c). Cuando presenten indicios de simulación o fraude.
- (d). Cuando la operación muestre una falta de correspondencia ostensible con la naturaleza, volumen de actividad o antecedentes operativos del cliente, y no se aprecie justificación económica, profesional o de negocio para la realización de la misma.
De ordinario, los analistas del
Departamento de Prevención del Fraude ha de ser capaces de resolver el ANÁLISIS ESPECIAL para
la identificación del Titular real, usando para ello la estructura tecnológica que previamente habrán
diseñado, y que estará asistida de una serie de herramientas de uso compartido
que pondrá a su disposición el Departamento de Seguridad Informática, para el
acceso a fuentes de información interna y externa.
En esa aplicación tecnológica
especializada, y para el tema concreto de la identificación del Titular real,
se habrán definido previamente los supuestos señalados arriba con el fin de que
produzcan alertas, que obligarán a los
analistas de fraude a realizar el EXAMEN
ESPECIAL para la identificación del Titular real.
Si la investigación del titular
real fuera muy compleja, o si los
intereses de la empresa así lo aconsejasen, podría utilizarse con el
correspondiente permiso, la UNIDAD TÉCNICA PARA EL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN, que como vimos en un tema anterior es una MESA DE ANÁLISIS que
está a disposición de la Alta Dirección, y que se utiliza para determinadas
investigaciones largas y complejas de
cumplimiento y de negocio, entre las que se encuentran especialmente las de
blanqueo de capitales y de financiación del terrorismo.
INSTRUMENTOS JURÍDICOS QUE OBLIGAN
A LA IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR REAL:
- Instrumentos jurídicos que administren o distribuyan fondos.
- Instrumentos jurídicos en los que los beneficiarios de los mismos estén aún por designar.
- Instrumentos jurídicos en los que no se conozca la categoría de las personas por cuenta de la cual se han creado o actúan.
El nuevo Reglamento de la Ley
10/2010, al tratar este tema utiliza como ejemplo de instrumento jurídico los
fideicomisos anglosajones, e indica el procedimiento a seguir para la
identificación del titular real de los mismos:
La identificación del titular
real se hará sobre las siguientes personas físicas que sean titulares o ejerzan
el control del 25 % o más, de los bienes del fideicomiso:
- Fideicomitentes: Propietarios de los bienes o titulares de los derechos con los se constituye el patrimonio del fideicomiso para el cumplimiento de un fin específico. Los propietarios pueden ser varias personas físicas o jurídicas, o una sola.
- Fideicomisarios: Personas a cuyo favor se realizan los fines del fideicomiso. Constituyen los beneficiarios directos de la operación fiduciaria en la mayoría de los casos.
- Beneficiarios o clases de beneficiarios: Normalmente, los beneficiarios y fideicomisarios son las mismas personas, físicas o jurídicas, pero pudiera ocurrir que no fuera así y los beneficiarios sean terceros, o los propios fideicomitentes. Por eso, cuando los beneficiarios estén aún por designar, habrá que identificar la categoría de personas en beneficio de la cual se ha creado o actúa principalmente el instrumento jurídico, y en el momento del pago o cuando el beneficiario pretenda ejercer los derechos conferidos por el fideicomiso, habrá de obtenerse la información necesaria para su identificación.
- Protector: Los Fideicomitentes, al crear el fideicomiso, pueden optar por crear esta figura para que sea consultada cuando en el contrato del fideicomiso no aparezca suficiente información acerca de lo tenga que hacerse con los bienes o títulos del fideicomiso ante una situación indeterminada. El protector podría ser cualquiera de los fideicomitentes, o una tercera persona o institución.
- Cualquier persona física que ejerza el control efectivo final sobre el fideicomiso.
CONSECUENCIAS DE LA NO
IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR REAL:
Cuando sea obligada la
identificación del Titular real, y la estructura de propiedad o de control no
haya podido ser determinada por la
empresa a través de la información aportada por los clientes o por la obtenida
mediante el EXAMEN ESPECIAL PARA LA IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR REAL, no se
establecerán o mantendrán las relaciones de negocio, ni se ejecutarán operaciones
ocasionales por importe superior a 15.0000 euros.
Tampoco se establecerán
relaciones de negocio ni se ejecutarán operaciones ocasionales por importe
superior a 15.000 euros, cuando sea
necesaria la identificación del Titular real y existiese resistencia o negativa
del cliente a proporcionar información o la documentación requerida. En estos
casos se suspenderán las relaciones de negocio si ya existieran.
EL EXPEDIENTE DE LA IDENTIFICACIÓN
DEL TITULAR REAL
Cuando resulte necesaria la
identificación del titular real, habrá de crearse un expediente, que contendrá
los datos de identificación de los titulares reales, así como los documentos
justificativos de los mismos.
Normalmente, esta información y
documentación será la que aporten los clientes que actúen por cuenta de
terceros o utilicen instrumentos jurídicos que requieran esta forma de
identificación.
Pero en ocasiones, esta
información y documentación será el resultado del EXAMEN ESPECIAL PARA LA
IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR REAL, que habrá exigido una investigación por parte
del Departamento de Prevención del Fraude.
El nuevo Reglamento de la Ley
10/2010, exigirá que se tengan documentadas y justificadas las acciones realizadas
para la identificación del titular real, lo que obligará a tener estructurada
dentro del expediente esta concreta información.
El contenido de este expediente
podrá ser requerido por autoridades externas, por lo que deberá ser controlada
esta obligación por los EXAMINADORES EXTERNOS (Art. 28 de la Ley 10/2010), y por
AUDITORÍA INTERNA.
CONTROL DE LA CALIDAD Y PROPORCIONALIDAD DE LA BASE DE DATOS DE CLIENTES
Otra de las funciones del
Departamento de Prevención del Fraude es el control de la calidad y
proporcionalidad de los datos incluidos en la BASE DE DATOS DE CLIENTES.
Sabemos que la BASE DE DATOS DE
CLIENTES, para que sea efectiva, tiene que estar dotada de tres cualidades:
calidad, proporcionalidad y seguridad.
El núcleo de la información
contenida en la base de datos de clientes lo constituye la identificación de
los mismos. La identificación de los clientes normalmente la realizan los
departamentos comerciales, que son los
que se encargan del establecimiento de
las relaciones de negocio.
Para ello, los departamentos
comerciales tendrán que cumplir con los el procedimientos establecidos al efecto por
las empresas, para la identificación formal presencial mediante la verificación
de documentos fehacientes, y para la identificación de los titulares reales en
los casos en que ésta sea necesaria.
Cuando las relaciones de negocio,
o la ejecución de operaciones se realicen a través de medios telefónicos,
electrónicos y telemáticos, las empresas deberán tener diseñado, además, un proceso específico que permita aplicar una
o varias de las medidas reforzadas de diligencia debida, establecidas en la Ley
10/2010 o en su nuevo Reglamento.
Toda esta información
identificativa, una vez filtrada a través de
bases de datos internas y externas para confirmar su veracidad y por los diferentes factores de riesgo
previamente definidos, pasará a formar parte de la BASE DE DATOS DE CLIENTES.
Esta BASE DE DATOS DE CLIENTES,
junto con los datos identificativos, estará también alimentada con otros datos que
denominaré “complementarios”, como son los de solvencia y los relativos al conocimiento
del propósito e índole de la relación de negocios.
Esta información servirá para
discriminar a los clientes durante el proceso de solicitud de negociación en
tres niveles de riesgo agregado, o de riesgo específico para cada departamento
de control: clientes de riesgo normal,
de bajo riesgo, de alto riesgo, lo que generará automáticamente en la
aplicación de comercialización, la exigencia de nueva información
complementaria, entre la que estaría la necesaria para la identificación del
Titular real.
De esta manera se incrementaría
de nuevo la información de cada cliente en la BASE DE DATOS. Esta sería la fotografía
histórica que utilizarán los diferentes departamentos de cumplimiento y negocio
para sus respectivos análisis de riesgos.
Si en los departamentos de cumplimiento
o negocio se produjeran alertas que se refirieran a datos identificativos (identificación formal
o identificación del titular real) , o a datos sobre falsedad en la
solvencia, y su comprobación no resultara
rentable para el departamento afectado, el expediente pasaría para su resolución al Departamento de
Prevención del Fraude.
Junto a este control dinámico y
operativo, el Servicio de Prevención del Fraude tendría también la
responsabilidad del control selectivo de la calidad y proporcionalidad de la BASE DE DATOS DE CLIENTES, mediante
la selección aleatoria de información de clientes, dentro de la BASE DE DATOS,
y su verificación en fuentes internas y externas.
La seguridad de la BASE DE DATOS DE CLIENTES corresponderá al
Departamento de Seguridad Informática.
Fabián Zambrano Viedma
Responsable del Servicio de Prevención del Fraude
