Los fraudes que se cometen con la propia identidad forman parte del
fraude externo. En el ámbito del sector financiero los realizan aquellos
clientes que, con ánimo de lucro y utilizando su propia identidad,
ejercen engaño bastante para producir error en las entidades
financieras, induciéndolas a realizar un acto de disposición en perjuicio
propio o ajeno.
En el argot anglosajón, a los
fraudes que se comenten con la propia identidad se denominan: fraudes de primera parte, incluyendo
dentro de esta categoría los fraudes que se cometen con identidades falsas.
Denominan fraudes de tercera parte, a
los que se comenten con identidades suplantadas a los verdaderos titulares.
Considero que, por metodología de
investigación, el fraude de tercera parte debería contener el fraude que
se comete con identidades usurpadas y el que se comete con
identidades falsas, mientras que el fraude
de primera parte sólo debería integrar
el fraude que se comente con la propia
identidad.
Dentro del esquema en árbol que
estamos utilizando para el estudio del fraude, los cometidos con la propia identidad constituyen
la segunda modalidad del fraude externo desde la óptica de la autoría:
¿CÓMO AFLORAN LOS FRAUDES?
Los fraudes suele aflorar por
informaciones externas o durante el
trabajo operativo de los diversos departamentos de la empresa, sean productivos o de cumplimiento, y
especialmente durante el trabajo de determinados departamentos y unidades de
investigación entre los que incluyo los siguientes:
- El Departamento de Riesgos Financieros durante el estudio de la solvencia
- El Departamento de Recuperaciones durante el estudio de la morosidad
- El Departamento de Prevención del Fraude durante el estudio de la identidad
- El Departamento de Auditoría durante su trabajo de control
- La Unidad Técnica para el Tratamiento y Análisis de la Información durante su trabajo de investigación
No todas las entidades tienen
esta diferenciación de departamentos especializados. En las entidades pequeñas
los tres primeros departamentos suelen funcionar como uno sólo, que suele ser el
departamento de riesgos financieros y recuperaciones; en las medianas, el departamento
de riesgos financieros suele actuar también como departamento de prevención del
fraude; ésta última función a veces depende del departamento de recuperaciones.
En las empresas grandes se suelen diferenciar estos tres departamentos para una
mayor efectividad operativa, aunque actuarán siempre perfectamente coordinados.
El departamento de auditoría trabaja
de forma independiente, y la Unidad Técnica, donde exista, no es un
departamento sino una mesa de análisis interdepartamental, de la que hablaré
posteriormente.
LA INVESTIGACIÓN DE LOS FRAUDES
La investigación de los fraudes
responde a la estrategia reactiva que debe tener la empresa frente a la
defraudación.
La investigación tiene tres
objetivos de interés para la empresa:
- Conocimiento de las debilidades de su sistema interno
- Esclarecimiento técnico de los hechos y obtención de sus evidencias probatorias, para poder plantear la correspondiente acción externa.
- Identificación e investigación del defraudador para tratar de recuperar el quebranto sufrido por la empresa (recuperación de activos)
La investigación de los fraudes
resulta necesaria en primer lugar, para poder auditar la seguridad del sistema,
poniendo de manifiesto las debilidades que hicieron posible el fraude y
buscando las soluciones para su fortalecimiento. Esta parte de la investigación
estará encomendada al Departamento de
Auditoría Interna.
En segundo lugar, la
investigación ha de tener como objetivo el esclarecimiento técnico de los
hechos y la obtención de sus evidencias documentales. Esta parte de la
investigación estará encomendada al Departamento de Prevención del Fraude.
El tercer objetivo de la
investigación tratará de identificar al defraudador y encontrarle los bienes necesarios que
permitan a la empresa resarcirse del
quebranto generado por el fraude. Esta parte de la investigación la realizará
el Departamento de Prevención del Fraude, y si se complicara, por la UNIDAD
TÉCNICA PARA EL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.
Los resultados obtenidos mediante
los objetivos segundo y tercero, servirán al Departamento Jurídico para
confeccionar el EXPEDIENTE PREJUDICIAL, con el que se confecciona la denuncia.
Como puede observarse, la
investigación del fraude supone un trabajo en el que intervienen diversos
departamentos de la empresa de forma independiente, bajo la coordinación de un profesional
nombrado por la alta dirección:
Cuando en el afloramiento del
fraude intervienen departamentos de producción o de cumplimiento, éstos se
limitarán a dar cuenta del fraude a la alta dirección a través del
procedimiento interno que esté establecido, confeccionado para ello un primer
expediente con el resultado de sus investigaciones, que servirá de base al
trabajo de investigación especializada que queda esquematizado en el gráfico.
De esta manera los departamentos
de producción y cumplimiento quedarán liberados del trabajo de investigación
para dedicarse a su trabajo específico, sin perjuicio de que sigan colaborando
y asesorando a los departamentos de investigación cuando ello sea necesario, sobre los hechos investigados y sobre su
materia de especialización.
LA INVESTIGACIÓN TÉCNICA DEL FRAUDE Y LA AUDITORÍA DEL FRAUDE
Una vez que el fraude haya sido aflorado
por cualquier vía, deberá ser estudiado técnicamente,
para lo que el departamento que lo descubra informará del mismo a la Alta dirección mediante los
procedimientos internos previamente establecidos.
La Alta dirección nombrará un
coordinador de investigación que se hará cargo del expediente inicial. Este
coordinador normalmente pertenecerá a cualquiera de los tres Departamentos
especializados (Auditoría, Asesoría Jurídica o Prevención del Fraude). Bajo su
coordinación, los tres departamentos
iniciarán sus trabajos de investigación específicos a partir del expediente de
inicio aportado por el departamento que afloró el fraude.
- El Departamento de Prevención del Fraude procederá a la investigación de los hechos fraudulentos, la identificación de sus autores y a la obtención de los documentos justificativos de los mismos, para conocer así su naturaleza y sus consecuencias operativas y económicas.
- El Departamento de Auditoría tratará de averiguar los procedimientos internos que fueron violentados, la identificación de los responsables de su control, las causas que permitieron que las alertas no funcionaran, las debilidades detectadas en la planificación de la seguridad, etc.
El resultado de la investigación
técnica del fraude se plasmará en sendos informes internos, (Auditoría y
Prevención del Fraude), que nunca deberán ser utilizados directamente para la
denuncia.
LA INVESTIGACIÓN PREJUDICIAL DEL FRAUDE
La investigación perjudicial estará
dirigida por el Departamento Jurídico, y sólo se realizará cuando los intereses
de la empresa así lo aconsejen.
En caso contrario, el
Departamento Jurídico se limitará a preparar y formular una denuncia a partir
de los datos y documentos obtenidos durante la investigación técnica del
fraude.
Pueden existir razones que
aconsejen a la empresa la profundización en la investigación:
- Cuando el perjuicio ocasionado sea muy elevado
- Cuando resulte necesaria una labor ejemplarizante de cara a la seguridad futura de la empresa
- Cuando se vea factible y rentable la recuperación del quebranto sufrido por el fraude
- Por cualquiera otra razón de interés
La investigación prejudicial partirá
de los resultados obtenidos por la investigación técnica, que deberán ser
reordenados y ampliados bajo criterios jurídicos para la formulación de la
correspondiente denuncia.
No todo lo que sirvió para
averiguar los hechos desde el punto de vista técnico siempre podrá utilizarse
para la denuncia, y viceversa, puede suceder que la información acumulada no resulte tampoco suficiente para su formulación.
En este último supuesto, habrán de rellenarse los huecos de
información y documentación que se hayan detectado para completar así la
denuncia desde el punto de vista jurídico, facilitando de esta manera que el procedimiento policial y judicial sea
más ágil e interesante para sus continuadores. Se trata de que la empresa
aporte aquellas pruebas y evidencias externas que puedan conseguirse legalmente
desde el ámbito privado, reduciendo con ello el trabajo jurisdiccional, con el
consiguiente beneficio para el proceso.
La investigación prejudicial deberá
contar con la autorización de la alta dirección, que previamente habrá valorado
la oportunidad de la misma y sus costes, en relación con el quebranto sufrido o
con los objetivos estratégicos perseguidos con la denuncia.
Cuando se haya optado por autorizar
una investigación prejudicial, resulta fundamental el compromiso del
Departamento Jurídico en el seguimiento posterior de la denuncia en la vía
policial y judicial. Para ello actuará como parte activa e impulsora del
procedimiento, evitando en lo posible que
éste se atasque o pierda interés externo. Para ello, aportará aquellos datos que no fueron entregados en su momento
por desconocimiento, o porque su interés
haya surgido posteriormente a consecuencia
de las gestiones policiales y/o judiciales efectuadas.
El departamento jurídico ha de
encargarse también de representar a la empresa durante el Juicio oral, y de
preparar a los testigos y peritos de la empresa, de forma que dominen la
materia objeto de testificación o peritaje. De no ser así, se habrá perdido
todo lo invertido por la empresa en la investigación prejudicial y en el
seguimiento del proceso.
CONSIDERACIONES SOBRE LA INVESTIGACIÓN PREJUDICIAL DE LOS FRAUDES QUE SE
COMETEN CON LA PROPIA IDENTIDAD
En los fraudes que cometen los
clientes utilizando sus identidades verdaderas, habrá que probar simultáneamente:
el ánimo de lucro y el engaño bastante.
En los fraudes cometidos con
identidades falsas o usurpadas, el engaño bastante queda probado con la propia falsificación
o usurpación de la identidad, no resultando necesario probar el ánimo de lucro,
puesto que éste aparece intrínsecamente unido en la mayoría de los casos al
acto de la falsificación.
Cuando los presuntos estafadores
son clientes, el engaño bastante podrá probarse si se demuestra algún tipo de
falsificación de los datos de solvencia
en el acto de la contratación, o posteriormente, y se justifica en la denuncia que
con los datos verdaderos la entidad no habría hecho el acto de disposición o de
negocio.
Pero en este tipo de fraudes, ha
de probarse también el ánimo de lucro, y una forma de hacerlo será demostrando
que la persona denunciada ha perjudicado simultáneamente a otras empresas con
el mismo o similar “modus operandi”, aún en los casos en los que el defraudador
haya utilizado datos reales sobre su solvencia. Resultará mucho más claro, si
en todos los casos que se descubran se falsificó la solvencia.
Una multiplicidad de contratos origina
una incapacidad deliberada de pago en el acreedor, aún en el supuesto de que el
defraudador no haya engañado en la solvencia en ninguno de ellos, evidenciando por tanto que los contratos se hicieron con la
intención de no pagar los bienes y servicios recibidos, con el consiguiente
lucro del cliente con esta actividad.
Como podemos observar, para la
investigación prejudicial en los fraudes que se comenten con la propia
identidad, cada vez son más necesarios los ficheros cooperativos de morosidad y
fraude, que también resultan fundamentales para la prevención del fraude.
LAS UNIDADES TÉCNICAS PARA EL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
El término “Unidades Técnicas
para el Tratamiento y Análisis de la Información” está sacado del Artículo 26
de la Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación
del terrorismo, pero su concepto operativo ya funcionaba en muchas empresas con
el mismo o diferente nombre desde hacía años, puesto que el tratamiento y
análisis de la información forma parte de la ciencia económica, y resulta cada vez más necesario para el
funcionamiento y seguridad de las empresas.
En la Ley 10/2010 no aparecen las
Unidades Técnicas como órganos específicos de prevención del blanqueo de
capitales dentro de algunos sujetos obligados, sino como instrumentos de
investigación, que reglamentariamente serán obligatorios para determinadas
categorías de sujetos obligados.
Esta referencia legal no debe
mover a confusión en las empresas, haciéndolas creer que las Unidades Técnicas han de limitarse a
la investigación de temas de blanqueo de capitales y de financiación del
terrorismo, o que las mismas deban estar bajo el control de los órganos de
prevención especificados en el Artículo 26.
En ningún artículo de la Ley se
sustenta esta idea, que por otro lado sería contraria a la propia racionalidad
organizativa que debe poseer cualquier empresa. Lo que la Ley establece es que reglamentariamente
se determinarán aquellas categorías de sujetos obligados para los que serán
exigibles estas Unidades.
El que las Unidades Técnicas no
formen parte de los órganos de control interno previstos en el Artículo 26, queda
de manifiesto en el Artículo 33.4, que permite el acceso sin consentimiento a
los ficheros de prevención del fraude, puesto que en el mismo, el legislador delimita
expresamente los órganos de control interno y las unidades técnicas,
tratándolas como estructuras independientes.
Aclarado este aspecto legal,
conviene analizar desde el punto de vista operativo, tanto la organización como
las funciones de las UNIDADES TÉCNICAS PARA EL TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN.
En primer lugar, el nombre que
estas lleven pueden ser éste u otro más conveniente a la organización
empresarial.
Estas Unidades, si se crean
dentro de la empresa, han de estar al
servicio de toda la organización, y tendrán como función exclusiva el tratamiento y el análisis de la información
generada por la empresa, o aquella otra externa que pueda afectarle. Esta
información será utilizada de forma inteligente por la organización para el
desarrollo de su actividad estratégica y productiva. Igualmente tendrán como
función el análisis de hechos o procesos concretos, para ofrecer a la Alta
dirección una información de calidad para la toma de decisiones.
Estas Unidades Técnicas no
necesariamente han de ser creadas dentro de las empresas, sino que pueden ser
contratadas externamente puesto que la Ley no se opone a ello. En este supuesto,
dependerán de organizaciones especializadas en consultoría e investigación, y
sus contratos estarán regulados como los de los restantes profesionales externos que manejan
información confidencial.
La externalización de las
Unidades Técnicas constituye un tema apasionante que sin duda contiene flecos
polémicos en materias como la prevención del blanqueo de capitales y la
financiación del terrorismo, pero que tendrá que ser abordado cuanto antes con
criterios constructivos, por la Administración y los sujetos obligados a los
que se imponga esta medida.
La externalización podría ser una
buena solución para facilitar el
cumplimiento reglamentario a aquellos sujetos obligados que no pudieran asumir
el coste económico y organizativo de una medida tan compleja de implantar, como
la establecida por el Artículo 26.2 de la Ley 10/2010.
MODELO PARA LA CREACIÓN DE UNA UNIDAD TÉCNICA PARA EL TRATAMIENTO Y
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Una Unidad Técnica para el
tratamiento y análisis de la información no debería ser una nueva estructura
burocrática dentro de la empresa, sino una mesa de análisis y formación en la
que se irían integrando de forma periódica y rotatoria, a efectos de iniciación
o reciclaje, miembros de los diferentes departamentos y servicios que ya hacen
investigación, como por ejemplo los que aparecen en el siguiente gráfico:
Una mesa de análisis, sólo puede
ser efectiva si se nutre de innovación y experiencia en su composición
personal, y tiene a su disposición los medios tecnológicos de investigación que
le permitan integrar datos y acceder a fuentes internas y externas para la verificación
de los mismos.
Al frente de una Unidad Técnica
debe estar un profesional de reconocido prestigio operativo dentro de la
empresa, que conozca perfectamente el funcionamiento de cada uno de los
departamentos productivos y de cumplimiento, y que dependa directamente de la
Alta dirección, como podría ser de la Secretaría General de la Empresa, que es
de la que depende el ARCHIVO GENERAL.
Este profesional será el que
configure y elija a su equipo de trabajo permanente, y el que controle la
formación y el trabajo, de los profesionales que se vayan integrando
periódicamente en la Unidad procedentes del resto de la organización.
La Unidad Técnica, aunque opere
para toda la organización, realmente para quien trabaja es para la Alta
dirección de la misma, y para aquellos departamentos que ésta decida de forma
esporádica.
No puede ser considera un
departamento al uso, sino una unidad de estudio estratégico y una unidad de
investigación sobre determinados asuntos
que tengan un interés operativo y táctico
para la Alta dirección.
Para que funcione, debe contar
con una formación teórica continua, interna y externa, y una formación práctica
basada en el tratamiento y análisis de la información que genera la empresa,
antes de que ésta sea archivada física o informáticamente, con el fin de que
pueda ser utilizada de forma eficiente por las diferentes plataformas
tecnológicas, organizativas, productivas y de cumplimiento.
Por sus manos han de pasar todos
los informes generados en la empresa antes de su archivo, para que sean tratados
y analizados bajo un criterio
estratégico, teniendo en cuenta su materia
y sus peculiaridades de confidencialidad:
- Informes económicos y comerciales
- Informes departamentales de producción y cumplimiento
- Expedientes de fraude
- Expedientes de blanqueo y financiación del terrorismo
- Expedientes de Auditoría
- Expedientes sobre el personal
- Expedientes sobre clientes
- Información externa recogida por la empresa
- Etc.
La Unidad Técnica contará con un
código ético más estricto que el general de la empresa y sus integrantes
deberán firmar un contrato específico de confidencialidad.
Como se ha indicado, contará con
personal fijo contratado bajo el criterio de confianza del responsable de la
Unidad, y de personal no fijo que se irá seleccionando entre los distintos
departamentos de la empresa, con el fin de que aporten a la mesa de análisis
sus diferentes especialidades profesionales.
Ambos tipos de personal tendrán
una formación específica. El personal rotatorio será formado para su trabajo
concreto por el equipo fijo de la Unidad Técnica.
La Unidad, aparte de su trabajo
operativo, constituirá también un crisol para que la Alta dirección conozca
mucho mejor las facultades del personal de la empresa, puesto que en la mesa de
análisis sus integrantes han de
desarrollar numerosas cualidades que benefician la actividad empresarial:
- Inteligencia
- Curiosidad
- Lógica
- Entusiasmo
- Paciencia
- Persuasión
- Flexibilidad
- Motivación personal
- Capacidad de reflexión
- Capacidad de comunicación y formación
- Capacidad de producir ideas constructivas
- Capacidad de trabajo individual y de equipo
- Capacidad de producir e interpretar cifras
- Disposición a emplear medios informáticos
- Fiabilidad desde el punto de vista de la seguridad
- Capacidad de adaptación a gran variedad de clientes de diversas categorías
El paso por una Unidad Técnica ha
de ser apetecido por todo el personal de la empresa y para ello debe
contar con el necesario reconocimiento
interno. Tendría que ser un paso obligado para la asunción de determinadas
responsabilidades dentro de la organización.
Fabián Zambrano Viedma
Responsable del Servicio de Prevención del Fraude
